Besprechung/ Meeting erstellen und starten

Besprechung/ Meeting erstellen und starten

1. Meeting in Teams erstellen

Es gibt in Teams 2 Möglichkeiten ein Meeting abzuhalten. Die eine Möglichkeit ist einen Termin im Kalender einzuplanen. Hierzu wählt man im Chat das Icon "Besprechung planen" im Chat.
Eine Einplanung eines Meetings im Kanal ist nicht möglich. Lediglich "jetzt besprechen" ist in einem Kanal möglich.


Dort öffnet sich ein neues Fenster.


Neben Titel, Beginn und Ende, Zeitzone und weiteren Details können insbesondere der Standort, der Kanal sowie die Teilnehmer bestimmt werden, die an der Besprechung teilnehmen
sollen/dürfen/können.  Der Standort ist standardmäßig auf online eingestellt, es besteht aber hier die Möglichkeit einen analogen Meetingpoint einzufügen. Teilnehmer sowie der Kanal können ebenfalls beliebig hinzugefügt werde. Organisator ist man selbstredend selbst. Sobald man auf "Planen" klickt, wird das Event für alle Teilnehmer und für sich selbst im Teams Kalender eingeplant. Sollte man eine Besprechung für einen Kanal planen, gibt es einige Vorteile, die diese Vorgehensweise mit sich bringt:
  1. Teilnehmer werden automatisch über den Chatverlauf über die Besprechung informiert
  2. Die Aufzeichnung der Besprechung wird direkt an die Teilnehmer des Teams freigegeben
  3. Alle Teammitglieder können teilnehmen
  4. Dateien, die freigegeben werden, und auch das Wiki sind nachher nicht im One Drive for Business der jeweiligen Teilnehmer sondern werden in dem entsprechenden Team- Kanal gespeichert.

2. Meeting im Office Kalender erstellen.

Ein Teams Meetings kann auch im Office 365 Kalender erstellt werden. Hierzu wählt man im Kalender oben links das Icon "Neues Ereignis" aus.



anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die Modalitäten des Meeting näher beschreiben kann. Insbesondere der Titel der Besprechung.
In der oberen Zeile sind der "Terminplanungsassistent" und die "Antwortoptionen" hervorzuheben. Bei Ersterem hat man den Vorteil, dass man zunächst alle erforderlichen Teilnehmer und dann auch alle optionalen Teilnehmer hinzufügen kann. Für beide Kategorien von Teilnehmern kann man dann erkennen, ob bereits Termine im Kalender vorhanden sind und so einen geigneten freien Termin finden. Bei den "Antwortoptionen" ist insbesondere "Antwort anfordern" hervorzuheben, da, sofern zugesagt wird, automatisch ein Termin im Kalender des Teilnehmers implementiert wird. Ebenfalls kann noch eine Kategorie für die Besprechung gewählt respektive erstellt werden und auch ein Marker für den Kalendereintrag ausgewählt werden. Voreinstellung ist hier "beschäftigt".


Wird hier der Button betätigt, erübrigt sich die Suche eines analogen Raums, die sonst auch möglich wäre. Links daneben könne zum Einen wiederkehrende Meetings erstellt werden und zum Anderen Erinnerungsoptionen gewählt werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit eine genauere Beschreibung für das Meeting zu erstellen.


3. Besprechung sofort beginnen

Der Beginn einer Besprechung über einen Kanal:
Hier hat man im Chatfester des Kanals direkt die Möglichkeit, eine Besprechung zu beginnen.


Der Beginn einer Besprechung über einen Chat:
im oberen Eck des Chatfensters besteht die Möglichkeit, direkt eine Besprechung zu initiieren. Zur Auswahl stehen: Video, nur Audio oder geteilter Bildschirm + Audio. Das Icon ganz rechts zeigt die Teilnehmeranzahl des Chats.


4. An einer Besprechung teilnehmen

Für geplante Mettings in Teams gibt es verschiedene Möglichkeiten an der Besprechung teilzunehmen:
  1. über den outlook Kalender
  2. über die Konferenz-ID und eine Einwahlnummer
  3. oder ohne App über das Internet (wird hier nicht näher behandelt)

a. Über den Teams Kalender an einer Besprechung teilnehmen

In der Teams App kann ganz einfach über den Kalender an einer Besprechung teilgenommen werden. Mit Auswahl des Kalendereintrags öffnte sich ein neues Fenster. Hier kann über 2 Icons  an der Besorechung teilgenommen werden. Über den Button "Besprechungsoptionen" besteht die Möglichkeit für den Initiator des Meetings noch weitere Einstellungen vorzunehmen

b. Über den Outlook Kalender an einer Besprechung teilnehmen

Über den Kalender in Outlook (Desktop oder Web)  kann ebenfalls an einer Besprechung in Teams teilgenommen werden. Hierzu gibt es 2 Optionen im Termin. Dieser muss dafür aber zunächst geöffnet werden.
Desktop                                                                                                                    WEB


Sobald einer der Buttons betätigt wird öffnet sich ein neues Fester in der Teams-App.


Hier hat man dann neben dem Button "jetzt teilnehmen" die Möglichkeit Audio und Videoeigenschaften der eigenen Teilnahme zu verändern.


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